- Konfigurer en melding utenfor kontoret: zoome inn på Gmail og Outlook
- Noen eksempler på meldinger uten kontorer
Hvordan konfigurere en fraværsmelding for å varsle de som kontakter deg at du har permisjon? Faktisk, før du drar på ferie, må du avgjøre noen små detaljer på kontoret. Automatiske fraværssvar er en del av det. Hvis du bruker Outlook eller Google Mail (Gmail), vil vi her fortelle deg hvordan du aktiverer denne funksjonen, og også gi deg noen eksempler på klare og effektive meldinger.
Konfigurer en melding utenfor kontoret: zoome inn på Gmail og Outlook
Gmail og Outlook er den mest brukte forretnings-e-posten som for øyeblikket er på jobb. Disse to tjenestene gir deg muligheten til å aktivere meldinger utenfor kontoret når du er borte fra jobb, enten det er for permisjon, trening eller reise.
Aktiver et automatisk fraværssvar på Gmail
Funksjonen "Automatisk svar" på Gmail lar deg fortelle dine ansatte eller kunder at du er borte når de kontakter deg i løpet av ferien eller på reiser. Dette lar deg indikere at du ikke vil kunne svare på e-posten deres på en stund.
Hvordan konfigurerer jeg en fraværsmelding? Du må bare fortsette som følger:
- Gå til Gmail.
- Klikk på det lille hjulet, øverst til høyre, og deretter på "Innstillinger".
På denne siden foreslås flere faner for deg, blant dem "Generelt", "Etiketter", "Innboks", "Kontoer og import" …
Du er i fanen Generelt.
Nederst på siden finner du delen "Auto Answer".
Det står: " Et automatisk svar sendes til alle meldingene du mottar. Hvis en kontakt sender deg flere meldinger, blir dette automatiske svaret sendt en gang hver fjerde dag. "
- Velg med musen "Automatisk svar aktivert".
Du må da fylle ut feltene start- og sluttdatoer, indikere emnet og skrive meldingen.
- Alt du trenger å gjøre er å lagre meldingen ved å klikke på "Lagre endringer".
Hva med Outlook?
Hvordan konfigurere en fraværsmelding på Outlook
De som bruker Outlook, kan også aktivere en "Out of Office Assistant".
- Øverst til venstre, klikk på "Fil" og deretter på "Informasjon" -fanen. Du finner flere alternativer: "Konto og sosiale innstillinger", deretter "Automatiske svar (uten skrivebord)".
- I delen "Automatiske svar", sjekk "Send automatiske svar".
Microsoft sier: " Hvis du vil spesifisere et område med timer og datoer, merker du av for Send bare for denne tiden. Angi deretter starttid og sluttid. Skriv inn meldingen som skal sendes i organisasjonen i kategorien I min organisasjon; Skriv inn meldingen du vil sende utenfor organisasjonen under kategorien utenfor organisasjonen . " - For å bekrefte, klikker du bare OK.
Hvis du er en egenentreprenør eller driver en veldig liten bedrift, og bruker Outlook.fr eller Live.fr, for å konfigurere fraværsmeldingen din, klikker du bare på det lille hjulet øverst til høyre (Mail-innstillinger ). En meny vises: "Oppdater", "Automatiske svar" … Velg dette siste alternativet. Microsoft sier: " Bruk automatiske svar for å advare andre om at du er på ferie og ikke vil kunne svare på e-posten din. "
Merk av for "Send automatiske svar" og fyll ut de forskjellige feltene.
Du vet nå hvordan du konfigurerer en fraværsmelding, men hvordan skriver du et automatisk svar?
Noen eksempler på meldinger uten kontorer
Følg råd fra profesjonelle for å skrive det beste fraværsmeldingen. Du kan velge en liten klassisk tekst, men bestemmer deg også for å være fet.
Klassikeren
Regionene Jobbsiden tilbyr:
Hei,
Jeg vil være utenfor kontoret fra (xxxx) til (xxxx) inkluderende.
Ikke har tilgang til e-posten min i løpet av denne perioden, og jeg vil merke meldingen din når jeg kommer tilbake.
I nødstilfeller kan du kontakte (xxxx) på denne adressen: ((e-postbeskyttet)).
Vennlig hilsen,
(Underskrift)
ansatte
Nettstedet Asap.be gir oss et fint eksempel
Hei,
Med denne meldingen informerer jeg deg om at jeg vil være utilgjengelig frem til (dato), fordi jeg (koser meg noen dager fri / er på ferie / lever en unik opplevelse / realiserer drømmen min / lader batteriene mine).
Men jeg vil hjelpe deg! Så i mellomtiden kan du kontakte (kontaktperson, kontaktinformasjon). Hvis det ikke haster, svarer jeg gjerne e-posten din når jeg kommer tilbake.
Ikke nøl med å følge meg på (sosiale medier, nettsted, blogg).
Ha en fin dag og gå på (date)!
(navn og funksjon)
Meldingen på engelsk
Jobber du i et internasjonalt miljø? Og vil du ha en melding på engelsk? På LinkedIn kan du finne veldig enkle, men effektive ideer:
Jeg forlater kontoret med start. Jeg kommer tilbake.
Hvis du trenger øyeblikkelig hjelp under mitt fravær, kan du kontakte (personen som kontakter i nødstilfeller) på (e-postadressen til personen). Ellers vil jeg svare på e-postene dine så snart som mulig når jeg kommer tilbake.
Vennlig hilsen,
(Ditt navn)
Meldingen litt for original
Rekrutteringsbyrået Morgan McKinley tilbyr denne meldingen som ikke vil glede alle:
Hei, jeg er for tiden på ferie fra xx / xx til xx / xx. I nødstilfeller, takk for å ta kontakt med den tredje solseng til høyre, gul paraply og stripete bikini. Varighet fra 10 til 18 timer (risiko for fravær på grunn av bading).
Du kan kanskje bruke den som en introduksjon og supplere den med en mer klassisk melding. Det vil få dine ansatte og kunder til å smile!
Hei, jeg er for tiden på ferie fra xx / xx til xx / xx. I nødstilfeller, takk for å ta kontakt med den tredje solseng til høyre, gul paraply og stripete bikini. Varighet fra 10 til 18 timer (risiko for fravær på grunn av bading).
Jeg tuller.
Jeg vil være utenfor kontoret fra (xxxx) til (xxxx) inkluderende.
Ikke har tilgang til e-posten min i løpet av denne perioden, og jeg vil merke meldingen din når jeg kommer tilbake.
I nødstilfeller kan du kontakte (xxxx) på denne adressen: ((e-postbeskyttet)).