Det er ikke alltid like enkelt å organisere arbeidet ditt før ferien . For å dra nytte av denne hvileperioden er det viktig å organisere oppgavene dine før du drar, så kom tilbake med selvtillit. Her er noen tips.
De 7 tingene du må gjøre før du drar på ferie
1. Informer dine kolleger og klienter før du drar
Det første du må gjøre før du reiser, er selvfølgelig å informere andre om hans avgang. Angi feriedatoer i kalenderen og del dem med kollegaene. Dette vil tillate alle å organisere.
Før du drar, bør du tenke på å planlegge med kollegaene dine for å delegere visse oppgaver og bestemme hvem du skal kontakte i nødstilfelle under ditt fravær.
For dette, organiser et lite møte før du drar på ferie. Hvis du ikke har tid til å samle alle i et rom, gjør det på telefon eller via chat. Målet er å diskutere prioriteringer og mål sammen og sørge for at alle forstår sin rolle under ditt fravær.
Det er på dette tidspunktet du vil kunne delegere noen oppgaver som vi ikke kan fullføre før du drar, eller å utsette noen andre for hjemkomsten. Hvis alle blir informert, vil ingen være bekymret. Alle vil vite hva de skal gjøre.
2. Skriv en melding fra kontoret
Organisering av arbeidet ditt før ferien består også av å skrive et automatisk utenomliggende svar og aktivere det for de aktuelle dagene.
I denne meldingen angir du tydelig datoene for høytid, den vil tillate deg å ikke bli oversvømmet av e-postmeldinger, da dine samarbeidspartnere og kunder vil bli informert om ditt fravær. De fleste vil vente på at du kommer tilbake til deg. Likevel kan noen oppgaver ikke vente, akkurat som det også kan være uforutsette hendelser.
Ikke glem å oppgi kontaktinformasjonen til de forskjellige personene de skal kontakte i tilfelle det haster.
3. Oppbevar skrivebordet før du drar
For å kunne blåse i løpet av ferien, legg bort kontoret eller arbeidsområdet ditt før du drar . Sorter dokumentene dine, og forbered returen din. Å finne et organisert arbeidsområde lar deg faktisk starte på nytt, og du vil unngå å bli stresset når du kommer tilbake. Hvem vil finne et kaotisk kontor som kommer tilbake fra ferie? Du vil ikke bruke minst en times rengjøring på dette tidspunktet.
Gjør det før du drar! Kast utkastene, de små papirene, klistrelappene som ikke lenger tjener, alt som er overflødig og ubrukelig. Legg bort filene dine, organiser dem, organiser dokumentene dine. Spesialister indikerer at du må vie minst 30 minutter til en time av kontorets lagringstid. Du vil føle deg lettere, du vil se, og vil være glad for å finne en klarere, renere plass for hjemkomsten fra permisjonen.
4. Ta notater og prioriter
For å organisere arbeidet ditt godt før ferien, er det viktig å vite hvordan du skal prioritere. Fullfør de presserende oppgavene, etter å ha laget en liste, be hjelp fra kollegaene om noen ting må gjøres under ditt fravær.
Forutse hjemkomsten ved å planlegge noen få møter. For dette, ikke organiser noe før du kommer tilbake. Tillat deg noen timer å lese e-postene dine og begynn jevnt.
5. Skriv en "oppgaveliste"
For å huske hva du trenger å gjøre, oppretter du en oppgaveliste. Du kan bruke en notisbok, post-its eller velge applikasjoner som Todoist eller Google Kalender . Du vil kunne dele listen med kollegaene dine. Oppsummer alle oppgavene du trenger å fullføre, organiser de siste møtene og lag memoer slik at du ikke glemmer noe. Du vil spare tid og bli mindre stresset.
Klassifiser oppgaver etter deres betydning og prioritering. Hvis viktighetsnivået er det samme, kan du starte med de lengste oppgavene å utføre.
For de mindre presserende oppgavene, bli organisert slik at du kan delegere hvis du ikke har mye tid. Kommuniser med teamet ditt, vær ærlig med kollegaene og deg selv.
6. Del hele teamets høytider
For at alle skal bli informert om hverandres høytid, del en timeplan med permisjon for hvert lagsmedlem, slik at all tjenesten kan organiseres. Oftest blir dette notert i kalenderen før det blir delt med andre. Ikke glem å sende en e-post for å minne de som har glemt at du vil være borte i en viss periode.
7. Begynn å blåse
Det er viktig å organisere arbeidet ditt før ferien for å kunne forlate det lette hjertet. Men da, ikke legg kontoret i bagasjen. Koble fra og nyt din velfortjente hvile.